From：高名一成

 

先日、知り合いから仕事のやり方について相談を受けました。

 

その人はいつも仕事に追われています。

 

話をするたびに忙しいと言っていて、家に帰るのは毎日家族が寝静まっているころ。

 

もう、どうしたらいいか分からないといった感じでした。

 

こんな風に、いつも仕事に追われている人は珍しくありません。

 

けっこういますよね。

 

でも、実はこういう人たちの中で本当に忙しい人はごくわずかです。

 

残りの人はぶっちゃけ大して忙しくありません。

 

仕事の効率が悪いだけで、その改善をすれば仕事量を減らさなくても仕事に追われることは無くなります。

 

仕事は早く終わるようになるので焦ることはなくなります。

 

家に早く帰って家族と夕食を食べれるようになるでしょう。

 

今回相談を受けた人も後者の人でした。

 

仕事の効率を上げるにはビジネスモデルを変えるとか、生産性の高い業務に取り組むようにするとかいろいろありますが、この人はまずタスク管理がグチャグチャでした。

 

やらなければいけないタスクを書き出していて、毎朝そこからtodoリストを作って仕事をしていると言っていました。

 

ここまでは普通のことです。

 

でも、タスク表の実物を見せてもらうと、改善の余地がたっぷりでした（笑）

 

僕はこれを改善するだけでも業務効率は上がると思いました。

 

そこでアドバイスしたことは3つ。

 

1つ目はタスク整理やスケジュール作成をする時間をきちんと作ること。

 

タスクがグチャグチャな人のほとんどは、こういった時間をきちんと取っていません。

 

たいてい「仕事に追われてその時間を取れない」と言うんですが、実はこれは逆です。

 

その時間を取っていないから仕事に追われているのです。

 

タスクやスケジュールがグチャグチャだから、頭の中もグチャグチャになっているので、目の前の仕事しかやることができません。

 

だから、常に仕事に追われている状態になってしまいます。

 

でも、こういった時間を作ってきちんと整理してみると、案外大したことがなかったりします。

 

2つ目はtodoリストは前日の最後の仕事としてやること。

 

todoリストは当日の朝一で作ることが多いと思いますが、これは前日の最後にやることがオススメです。

 

前日に作っておくことで、朝一に今日のtodoはどうしようかな？と考える必要が無くなります。

 

すぐに仕事に取りかかれるようになります。

 

特に朝はエネルギー満タンの状態なので爆速で仕事が進められるようになります。

 

3つ目はタスク管理ツールを使うこと。

 

別に手書きでもエクセルでも何でもいいのですが、専用ツールにはかないません。

 

管理しやすいし、効率をあげたかったらソフトを使うべき。

 

ちなみに僕はNotionというソフトを使っています。

 

アナログがいい人はウィークリー手帳なんかもオススメです。

 

アドバイスしてから数日が経過しましたが、かなり頭の中はクリアになって、仕事に追われている感覚が無くなってきているようです。

 

本格的に仕事効率を上げるのであれば、もっといろんなことをやらなければいけませんが、こんなカンタンなことをやるだけでも大きな変化があります。

 

ー高名一成