From 福元友則

 

仕事ができる人はどうやって仕事をしているのでしょうか？

 

1日は24時間。

 

みんな平等なのでたくさん働くことでたくさん仕事をするというのは限界があります。

 

では、何が違うのか？

 

1つは時間の使い方。

 

先日も記事に書きましたが、例えば隙間時間の使い方が違ったりします。

 

それからこれもたびたび書いてますが、休憩をきちんととること。

 

休憩をとることによって、仕事の時間の生産性を上げています。

 

また仕事の優先順位づけがとても優秀だったりします。

 

パレートの法則からもわかるように、仕事の8割は2割の結果にしか影響がありません。

 

であれば、結果の8割に影響がある2割の仕事をみつけだし、その2割の時間を使うのが結果を出すうえにおいては最適になります。

 

でも仕事をする上で、誰でもこの2割業務に集中できるわけではありません。

 

仕事には結果に関係ないとわかっていてもなかなか削減できないものもたくさんあるからです。

 

そこで重要になってくるのが、いかに2割業務に集中できる環境をつくるのか。

 

そのためには自分以外の他の人の時間をうまく使わないといけません。

 

成果をあげる人は他の人の時間に使い方が大変にうまいのです。

 

なので仕事ができる人は他の人に仕事を教えるのがとても上手だったりもします。

 

ではどうやって仕事を教えているのでしょうか？

 

3つポイントを紹介します。

 

ポイント1：順序よく筋道をたてて説明する

 

仕事ができる人は、何がわかりやすくて何がわかりにくいのかをおさえています。

 

順番が前後したり、主語が抜けたりするといった話があっちこっちいったり、何の話かわからなくなると途端に理解度が落ちてしまいます。

 

ですから、順序よく説明しなければいけません。

 

そのためには、事前にシミュレーションしてわかりやすい説明を心がけることが重要です。

 

ポイント2：聞き手のペースにあわせる

 

仕事ができる人とそうでない人の仕事の説明を聞いていると大きく違う点があります。

 

前者がところどころ相手が理解しているか確認しているのに対して、後者が自分が説明するので一杯いっぱいで相手が理解しているかどうかおかまいなしに説明してしまっているのです。

 

先生も身に覚えがあるでしょうが、途中でわからなくなった説明を最後まで集中して聞ける人がほとんどいません。

 

わからなくなった時から説明を聞いていないのです。

 

ですので、相手の立場にたった説明を心がけましょう。

 

途中でなんどもここまで理解しているかを確認するようにしてください。

 

次の説明にうつっても大丈夫か確認してください。

 

ポイント3：マニュアルを作ってもらう

 

説明をどこまで理解しているか確認するいい方法は説明したことをマニュアル化してもらうことです。

 

これをすることで、相手がどこまで理解してどこが理解できていないのかわかります。

 

それから、自分の説明のどこがわかりにくかったのか？

 

説明が足りなかったところはどこか？

 

もわかるようになります。

 

次の説明を改善できるようになりますので、次回はもっと上手な説明ができるでしょう。

 

また聞いた側もマニュアルを作ることで、自分の理解を深めることができますし、わかっていないところに改めてきづくきっかけにもなります。

 

ぜひマニュアルを作ってもらうようにしましょう。

 

これから繁忙期です。

 

上手に時間を使うことでどんどん成果に直結する業務に集中できる環境をつくっていきましょう。