From：福元友則

 

これから1年で1番の繁忙期に突入していきますので、今回は仕事を早く終わらせるコツを紹介したいと思います。

 

自分の仕事の進め方を見直すためにも、そして部下をお持ちの方はぜひ彼らの仕事のスピードアップのために役立ててください。

 

仕事ができる人と仕事ができない人の違いの1つにスピードがあります。

 

仕事の量が多いのに終わるのが早い人もいれば、仕事の量が少ないのに終わるのが遅い人もいます。

 

仕事のスピードが遅い人を見ているとあることに気づきます。

 

それは、仕事に取り掛かるまでが遅いということです。

 

誰でもいつもやっているかんたんな仕事はすぐにできます。

 

しかし、たまにしかやらない仕事だったり、今までよりも難しい（難しく感じる）仕事だったりすると、取り掛かろうと決断するまでに時間がかかってしまうものです。

 

やろうかな、どうしようかなと迷っていても当然ですが、仕事は全く進みません。

 

それどころか時間がたてばたつほど、取り掛かることに億劫になりますし、依頼を受けた内容も記憶もあやふやになってしまいます。

 

ですからいいことはありません。

 

こういう状態に陥ってしまうのは、大きく分けると2つ原因があります。

 

1つ目は、知識や経験、スキルが足りていないケースです。

 

つまり、仕事の難易度が高すぎるために仕事を進めれないというわけです。

 

2つ目は、難しそうの仕事にビビっている状態です。

 

心理的なブロックでどこから手をつけていいかわからないのです。

 

この両者とも、上司のアドバイスさえあれば解決するようになります。

 

それは、仕事を分解するようにアドバイスをすることです。

 

そもそもどれだけの分量の仕事なのか、どれだけ時間がかかりそうなのかを正しく見積もることができません。

 

ですから、適当な目算でぎりぎりにはじめてしまった結果、おもったより時間がかかってしまって期日を過ぎてしまうわけです。

 

しかも、本人にさぼっていたという認識もありませんからなんだかかわいそうな状況になってしまいます。

 

なので、まずは仕事を分解するようにしましょう。

 

最初にこれをやって、次にこれをやって、その次はこれをやって、というように自分や部下がわかるレベルまで仕事を分解して、ステップバイステップにしてあげるのです。

 

これは、本人にまかせるとたぶん進みませんので、上司と部下が同席のもとでアドバイスしながらやるか、何かサンプルを渡して参考にさせるかしたほうがいいでしょう。

 

次に、各ステップに締め切りをつけていきます。

 

そうすると、今どこまで仕事が進んでいるか、順調なのか思うように進んでいないのか、本人も周囲もわかるようになります。

 

どこでつまづいているかや何に困っているのかもわかるようになります。

 

もう少し頑張ってやるように言うべきなのか、見守っていればいいかもわかるようになります。

 

これがないと、期日まで仕事が終わっているか終わっていないかわかりません。

 

何日もロスしてそれをすくない日数で巻き返すのは大変ですし、ミスのもとにもなりかねません。

 

ですから、まずは仕事を分解してプロセスにわけ、各プロセスに締め切りをつけるのを部下と一緒にやってください。

 

それをもとにアドバイスをしてあげると仕事のスピードがぐんとあがります。

 

仕事の遅い人は、作業のスピードが遅いよりも、仕事に着手するまでの時間が長いためです。

 

しかも本人の意欲の問題よりも、それ以外の理由の場合のほうが多いからです。

 

ぜひ今年の確定申告の前にやってみてください。

 

ー福元友則