From：福元友則

 

税理士事務所の人はプロジェクトを立ち上げて実行していくのが苦手な人が多い印象です。

 

でももしかしたら、それはその人の能力の問題ではなく使っている手帳が原因かもしれません。

 

僕は税理士事務所に入所してから数年間事務所で配布されるTKCの手帳を使っていました。

 

でも自分の事務所での役割が変わるにつれて、だんだんこの手帳では仕事の管理ができなくなっていったので色々な手帳を試しました。

 

結局どの手帳も一長一短なのでなかなか定着しかなったです。

 

でもここ数年はずっと同じやり方で時間管理をしてうまくいっているのでそのやり方を今日はシェアしたいと思います。

 

税理士事務所は一つの仕事を1年かけておこなうルーティンができています。
ほとんどの業務はマンスリー業務になっています。

 

なので月の予定を見渡せるマンスリータイプの手帳を使っている人が多いです。

 

ですが、プロジェクトを進める時にマンスリータイプを使うことはありません。

 

僕は1つのプロジェクトを3ヶ月単位で（四半期）で考えています。
すると、1つのプロジェクトは12週間になります。
（例えばセミナー集客も12週間で考えてやっています。）

 

これを12ヶ月で仕事するのと同じ月単位で管理すると、アポの隙間でしか仕事できなくなってしまうため、ほとんど緊急の仕事しかできなくなってしまいます。

 

なのでそうならないように僕はウィークリータイプをメインで使っています。

 

プロジェクトを進めるためにはウィークリーで仕事することです。

 

仕事ができると言われている人もそうでない人も同じ1日24時間です。
一番違うのは時間の使い方で、もっというとどんな仕事に多く時間を割いているかです。

 

では仕事ができる人はどんな仕事に時間を割いているかというと、緊急でないけれども重要な仕事に時間を割いていますし、より時間を割けるように努力しています。

 

逆になかなか成果がでない人は、緊急だけれども重要でない仕事に多く時間をとられています。

 

僕の大好きな7つの習慣は、この重要性をこう説明しています。

 

「緊急な問題を処理するよりも、事前の予知／予防などの第2領域の活動に集中するツールが必要である。私に言わせれば、これを実行する最も良い方法は、週単位で時間を計画することである。

1日単位で優先順位を立てたり、変化に対応しやりする柔軟性が必要であるが、あくまあでポイントは、週単位で計画を立てることである。

週単位の計画は、1日単位の計画よりも、はるかに生活のバランスがとりやすくなる。1週間は私たちの生活の基本的な単位であり、会社や学校といった社会的な機関も暗黙のうちに週単位で運営されている。

1週間の中には仕事する日もあれば、休暇をとる日もある。勉強する日もあれば、ほかの活動に集中する日もあるだろう。

つまり、ほとんどの人は自分の生活を週単位で捉えているということである。」

 

新規プロジェクトは、税務と兼任の人がほとんどです。
ですが、兼任の人たちがなかなか成果を出せないのは、仕事の進め方、仕事の管理の仕方が、税務と全く違うことを認識していないことが原因のケースがほんと多いです。

 

時間をかけて定着させたマンスリーで仕事をするという感覚はなかなか抜けづらいと思いますが、余計に意識してウィークリーで仕事を進めていくようにしないとプロジェクトはなかなか進みません。

 

それはいつまでたっても成果がでないことになりますので、ぜひこのことをプロジェクトを担当する人に伝えてください。

 

それだけでも仕事をするスピードが大きく変わると思いますよ！

 

ー福元友則