from 福元友則

 

今週で今年の仕事納めのところが多そうですね。

 

そして今日はクリスマスイヴ。

 

世間はうかれていますが、税理士事務所はそれどころではありませんよね。

 

25日の給与支給や月末の給与支給で年調還付金を一緒に払うために悪戦苦闘していることかと思います。

 

ですので、すぐに業務に役立つ生産性を高くするコツを３つ紹介します。

 

生産性を高くするコツ1：同じ仕事を同時にする

 

何かのレポートでとある研究結果を読みました。

 

生産性の高い人は、同じ作業を同時にする傾向があると。

 

逆に生産性の低い人は、同じ作業を別々にやっているそうです。

 

人の脳は一度に1つのことしか考えられません。

 

ですので、AからBに考えることを移す時に切り替えコストが発生します。

 

何やろう？とか、どうやるんだったかな？とか、あれどこにやったっけ？何かに手をつける前にはこのようなアイドリングタイムが発生してしまいます。

 

この時間が無駄になってしまうのですが、同じ仕事を同時にすることによってアイドリングタイムなくすことができます。

 

また人は集中するまでに20分かかるとも言われています。

 

仕事を切り替えると一旦集中がとぎれ、また再度集中しなければいけなくなります。

 

そこで余分なエネルギーを使うことになってしまいます。

 

ですので、朝1番に今日やる仕事を書き出して、同じ仕事を同時にできるようにスケジューリングしましょう。

 

生産性を高くするコツ2：休憩する

 

午前中は仕事が進むけど、午後からは全然進まないという人は特に参考にしてください。

 

なぜ午前中は仕事が捗るかというと、朝は寝て脳がリセットされているからです。

 

パソコンの動きが悪くなると再起動したりしますが、再起動して立ち上げた直後と同じです。

 

ところが午前中の仕事と昼食の消化でエネルギを相当使ってしまいます。

 

ですから、時間がたてばてつほどエネルギーを消費していってしまいます。

 

そのため昼はボーとしてなかなか仕事が進まなかったりするのです。

 

人の集中力は長くても90分しか持ちません。

 

ですので、最低でも90分に1回は休憩するようにしましょう。

 

休憩する時は、水分をとること。（特に水がいいです。）

 

人が水分が減ると疲労を感じやすくなります。

 

空気の入れ替れもおすすめです。

 

できればデスクで休憩するのではなく、場所も変えましょう。

 

さらに、昼食後は昼寝をするといいです。

 

寝れない人は目をつぶっているだけでもいいです。

 

その時間を15分から20分ほどとりましょう。

 

それだけでもエネルギーを回復することができます。

 

生産性を高くするコツ3：邪魔が入らないようにする

 

ここまでしてせっかく集中している時にもオフィスで仕事をしていると邪魔が入ってしまいます。

 

電話やメールは音が鳴らないようにしましょう。

 

それから周りの人も私語厳禁にしましょう。

 

用事があっても、その時間はお互い話しかけないようにしましょう。

 

仕事の集中しやすいBGMだけが流れている環境がベストです。（90分たったらBGMを切り替えて休憩時間だとわかるようにできるともっといいです。）

 

繁忙期はとにかく時間が足りなく貴重になります。

 

ぜひ事務所全体で生産性アップに取り組んでみてください。