次世代型税理士の仕事術

事務所を伸ばす所長の働き方

From:高名一成

 

重要な仕事を優先しよう。

 

このメッセージはたびたびメルマガでお届けしています。

 

こんなことは誰でも分かっていることかもしれまんが、実際は目の前の緊急性が高い仕事に時間を取られてしまい、経営やマーケティングなど未来のための重要な仕事に時間を使えている人はごくわずかです。

 

ただ、成長している事務所は必ずといっていいほど、この重要な仕事に時間を使っています。

 

重要な仕事を優先するためには働き方を見直す必要があります。

 

ケースによってはビジネスモデルを変えなければいけない場合もあるかもしれませんが、今日は働き方についてシェアしたいと思います。

 

①スケジューリング
まずは重要な仕事をやる日時をスケジューリングしましょう。

 

この日のこの時間は必ず重要な仕事をするという風に予定を決めましょう。

 

このスケジューリングは毎月の予定を組む時に先に決めてください。

 

重要な仕事をする日時を先に決めてから、その他の予定を組むようにしましょう。

 

予定を決めたら余程のことが無いかぎり、それを変えてはいけません。

 

毎日9時〜10時とか、毎週水曜日の午前とか、ルーティン化できるといいですね。

 

②集中タイム
スケジューリングした日時は集中タイムとし、重要な仕事以外はやってはいけません。

 

メールチェック、電話、職員さんの対応、お客さんの対応など重要な仕事と決めたこと以外は全てNGです。

 

この時間は重要な仕事に集中してそれ以外の仕事は他の時間にやるようにしてください。

 

オススメのやり方は集中タイムは場所を変えること(事務所から出る)、それからノイキャンのイヤホンをして周りの雑音をシャットアウトすることです。

 

③電話は出ない、かけるようにする
よく打ち合わせやコンサルをしている時に思うことが、みんな携帯電話がよくなるなということです。

 

おそらく顧問先からなので、すぐに出て対応していますが、それは必ずしもいいことではありません。

 

電話に出れば今やっている仕事が中断され、集中力が切れるわけですから。

 

人間が集中力を保てる時間は1日のウチ3〜4時間くらいだと言われていて、一旦切れた集中力を元に戻すのは30分くらいかかります。

 

この貴重な時間を分断されるのはマイナスでしかありません。

 

電話がかかってくるのを止めることはできませんが、出ないことはできます。

 

電話はかけ直す時間をあらかじめ決めておいて、その時間にまとめてかけ直すようにしましょう。

 

電話対応のやり方は仕事をコントロールする上で重要なテクニックです。

 

それから、電話がかかってこないように先回りして仕事をするのも重要なことです。

 

さて、ここまでで3つほど働き方をシェアしました。

 

本当はもっと書こうと思ったんですが、書いてみたらけっこう長くなってしまったので、他のやり方に関してはまた改めてシェアします。

 

今年は重要な仕事をたくさんやって経営を前に進めていきましょう!

 

ー高名一成

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